Dossier successeur : les pièces à déposer en régie

À qui s’adresse cette page

Au courtier ou au cédant qui prépare le classeur, et à la régie qui le reçoit. Le guide sur la cession de bail (art. 263 CO) dit ce que le bailleur peut exiger ou refuser. Ici, l’objet est plus terre à terre : quelles pièces, dans quel ordre, sans noyer le gérant ni oublier ce qui bloque le consentement.

Cette liste est un aide-mémoire. Elle n’a pas valeur de conseil juridique ni de politique interne de régie. Les pièces tiennent à l’identité du locataire, à la solvabilité et à l’usage du local. Toute collecte de données personnelles doit rester proportionnée (LPD) et limitée à l’examen du successeur.

La lettre d’accompagnement, avant les annexes

Le dossier s’ouvre par une demande écrite du locataire actuel, pas par une liasse anonyme. La régie doit pouvoir répondre à quatre questions sans chercher.

1. Qui est le locataire aujourd’hui (personne ou société, bail de quelle date, local exact) ?
2. Qui est le tiers proposé (identité, forme juridique, qui signe) ?
3. Quel montage : transfert du bail en cours (art. 263 CO), nouveau bail, ou sous-location ?
4. À quelle date les parties visent l’entrée, et que devient la garantie de loyer ?

Joignez un sommaire numéroté. Un PDF unique, ou un classeur dont les onglets reprennent le sommaire, évite les relances « il manque la page 4 ». Copie au propriétaire si la régie n’est que mandataire, selon vos instructions de gestion.

Sommaire type

Identité : qui s’engage

Le bailleur contracte avec une personne précise. Un CV sans extrait RC, ou une Sàrl en cours de constitution sans indiquer qui cautionne, fait rebondir le dossier.

• Personne physique : pièce d’identité, domicile, profession, éventuellement permis de travail si l’exploitation le requiert.
• Société : extrait du registre du commerce, statuts, IDE, organe qui engage, identité des associés qui cautionnent le cas échéant.
• Si plusieurs repreneurs : qui est locataire, qui est caution, qui n’est que « partenaire d’exploitation ». Les trois n’ont pas le même siège à l’acte.
• Cession de parts d’une société déjà locataire : le locataire juridique ne change pas. L’art. 263 n’est en principe pas l’outil ; lisez le bail (changement de contrôle, cautions).

Solvabilité : ce qui éclaire le loyer

L’insolvabilité du repreneur est un juste motif classique de refus. Le dossier doit donc permettre de la juger, pas de reconstituer toute la vie privée du candidat.

Un prix de fonds très élevé, payé à crédit, plus une garantie de plusieurs mois, plus le premier loyer, peut mettre le repreneur à sec dès l’entrée. La régie n’estime pas le fonds ; elle peut demander comment ces flux s’articulent. Le courtier a intérêt à le faire écrire avant le dépôt, plutôt qu’en troisième relance.

Activité, destination, licences

Le successeur reprend le bail, pas le droit de changer l’usage. Deux pages nettes valent mieux qu’une plaquette marketing.

• Activité prévue, horaires, part salle / à emporter / livraison s’il y a lieu.
• Concordance avec la clause de destination et, en PPE, avec le règlement (odeurs, livraisons, musique).
• Travaux envisagés (hotte, vitrine, enseigne) : qui demande, qui paie, quel calendrier.
• Autorisations (denrées, débit, terrasse) : titulaire visé, service compétent, délai estimé. Elles ne sont pas dans le classeur « déjà obtenues » du vendeur.

Convention de remise et garanties

Le prix du fonds n’est pas le loyer. Il figure au dossier parce qu’il pèse sur la trésorerie du locataire entrant, et parce qu’un pas-de-porte mal cadré peut, selon les cas, éclairer un refus. Inutile de joindre tout le secret d’affaires : l’essentiel (parties, objet, prix, date, conditions, sort du matériel) suffit à l’instruction du bail.

Ce qui n’a pas sa place dans le classeur

Un dossier trop lourd se lit moins bien qu’un dossier complet. Certaines demandes, si elles ne tiennent ni à l’identité du locataire ni au local, exposent la régie (proportionnalité, finalité).

• Pièces sans rapport avec le bail (santé, opinions, vie familiale) sauf base claire et nécessaire.
• Fichiers clients du fonds, recettes, mots de passe : ce n’est pas l’affaire du bailleur.
• Originaux uniques sans copie : déposez des copies ; les originaux se voient sur rendez-vous si besoin.
• Relances au compte-gouttes : une liste de manques, une fois, datée.

Après le dépôt

1. La régie accuse réception et, s’il manque une pièce, le dit en une lettre.
2. Le locataire complète. Le silence du bailleur n’est pas un consentement.
3. La décision (accord, accord sous conditions écrites, refus motivé) part aux trois parties.
4. L’acte de transfert, la nouvelle garantie et la date d’entrée clôturent le dossier. Voir le guide destiné au bailleur.

Ce que Fondzy ne fait pas

Fondzy n’est pas une régie et n’instruit pas les cessions de bail. Une fiche d’annonce, même complète, n’est pas un dossier successeur. Le formulaire de contact, s’il est ouvert, transmet une demande au publicateur ; il ne joint pas d’extraits ni de convention.

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Questions fréquentes

Qui dépose le dossier en régie ?

Le locataire actuel. C’est lui qui demande le transfert et présente le tiers. Le courtier peut assembler les pièces ; le repreneur les fournit. Un envoi « du seul candidat » sans le locataire sortant n’est pas un dossier de cession.

Un business plan est-il obligatoire ?

La loi ne le nomme pas. Beaucoup de régies le demandent, surtout en restauration, pour juger si l’activité et le loyer tiennent. Un plan sobre (activité, horaires, moyens, calendrier des licences) suffit souvent mieux qu’un roman. Ce n’est pas une expertise Fondzy.

Faut-il l’extrait des poursuites du conjoint ou des associés ?

Demandez ce qui éclaire la solvabilité de la personne qui s’engage (locataire, cautions). Élargir au ménage entier sans lien avec le bail pose un problème de proportionnalité (LPD). Faites qualifier la liste par votre conseil.

La régie a-t-elle besoin du prix du fonds ?

Souvent oui, pas pour « taxer » la vente, mais pour voir si le repreneur pourra encore payer le loyer après le prix et la garantie. Un montant opaque, ou un pas-de-porte, fait partie du dossier. Le détail commercial hors loyer n’a pas à circuler hors des personnes concernées.

Les extraits ont-ils une durée de validité légale ?

Pas de délai unique dans la loi. En pratique, un extrait des poursuites ou du registre du commerce de plus de trois mois se fait souvent refaire. Indiquez la date sur chaque pièce.

Fondzy transmet-il le dossier à la régie ?

Non. Fondzy affiche l’annonce. Les pièces, la lettre de demande et l’acte de transfert se traitent hors site, entre locataire, repreneur et bailleur.